■概要
Google Workspaceで新しいユーザーを追加するたびに、手作業でBoxに従業員用のフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkspaceとBoxをスムーズに連携させることができ、特定条件のユーザーが登録された際にBoxへフォルダを自動で作成します。これにより、手作業による負担やヒューマンエラーを減らし、効率的なアカウント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- BoxとGoogle Workspaceを活用した入退社管理のプロセスを効率化したい情報システム担当者の方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の間違いなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点として、Boxのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ作成漏れや、フォルダ名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定した場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は任意で設定が可能なため、例えば「特定の組織部門に所属するユーザーが登録された場合のみフォルダを作成する」といったカスタマイズができます。
- Boxでフォルダを作成する際に、任意の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、フォルダの作成場所を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Google Workspace、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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