■概要
Boxにアップロードされた申請書などのファイル情報を、手作業でGoogle Workspaceのグループに転記していませんか？こうした定型的な作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで情報を自動で読み取り、Google Workspaceの特定グループへメンバーを自動で追加できます。BoxとGoogle Workspaceの連携を自動化し、手作業による情報登録の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Workspaceを利用し、手作業でのメンバー管理に手間を感じている方
- ファイル内の情報をもとにしたGoogle Workspaceのグループ更新を効率化したい方
- 手作業による情報登録のミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると、メンバー情報が自動でGoogle Workspaceに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の読み取り間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なグループ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、抽出した情報を元にメンバーを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- Google Workspaceのオペレーション設定では、メンバーを追加したい任意のグループキーを設定してください
■注意事項
- Box、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
.avif){kind=small}
.png)
.avif)
