■概要

Google Workspaceに新しいユーザーを追加するたびに、Zoho CRMへ手動で連絡先を登録する作業に手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、入力ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google WorkspaceとZoho CRMの連携を自動化し、特定の条件に合致するユーザーが登録された際に、Zoho CRMへ自動で連絡先を作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー管理とZoho CRMでの顧客管理を連携させたいと考えている方
• 新しいメンバーが追加されるたびに、手作業でZoho CRMへ情報を転記している担当者の方
• Google WorkspaceとZoho CRMを活用した情報の一元管理や業務自動化を推進したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、自動でZoho CRMへ連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションの「分岐機能」で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. 次に、オペレーションの「テキスト抽出機能」で、Google Workspaceから取得した情報の中から、Zoho CRMへの登録に必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに連絡先を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 特定の部署や役職のユーザーのみを対象とするなど、後続の処理に進むための分岐条件は任意で設定可能です。
• Zoho CRMに連絡先を作成するアクションでは、ご利用の環境に応じたZohoドメイン（.comや.jpなど）を正しく設定してください。

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■注意事項

• Google Workspace、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。