■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceのアカウントを作成し、さらにBoxで個別のフォルダを手作業で準備していませんか？この一連の作業は、担当者にとって負担が大きく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、Boxに従業員用のフォルダが自動で作成されるため、入社準備を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。BoxとGoogle Workspaceの連携をスムーズに実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとBoxを併用し、従業員のフォルダ管理を手作業で行っている方
- BoxとGoogle Workspaceの連携で入社対応を効率化したい人事・情シス担当者の方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点にフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、任意の親フォルダを指定することが可能です。例えば、「従業員フォルダ」といった特定のフォルダ配下に新しいフォルダを作成するよう設定することで、ファイル管理の整理に繋がります。
■注意事項
- Google Workspace、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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