■概要

Trelloで受け取る請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を確認するために毎回ファイルを開いていませんか？手作業での確認や転記は時間がかかるだけでなく、見落としなどのミスにも繋がりかねません。

このワークフローを活用すれば、TrelloのカードにPDFファイルが追加されるだけで、ファイル内のテキストを自動的に読み取り可能な形式に変換し、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Trello上でPDF形式の書類を頻繁にやり取りしており、内容の確認に手間を感じている方
• PDF内の情報を読み取り可能な形式に変換し、チームへ迅速に共有したい方
• 書類確認のプロセスを自動化し、業務の標準化や効率化を目指しているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Trelloにファイルが追加されると、PDFの内容が自動でテキスト化され通知されるため、手作業でのファイル確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや重要情報の確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TrelloとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードにファイルが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでTrelloの「カードに添付されたファイル情報を取得」し、続けて「ファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、請求書番号や会社名など、PDFファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で選択できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した値を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。