■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、Google Workspaceのユーザーとして手動で登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotに特定の条件で新しいコンタクトが作成された際に、Google Workspaceへのユーザー追加を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。HubSpotとGoogle Workspaceを連携させ、ユーザー管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのコンタクト管理とGoogle Workspaceのユーザー作成を別々に行っている方
- 手作業でのデータ移行に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- HubSpotとGoogle Workspaceを連携させ、従業員管理を効率化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト作成をトリガーに、Google Workspaceへ自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや追加漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なユーザー管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、HubSpotの情報を基にユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotから連携されるコンタクト情報をもとに、特定の部署や役職など、任意の条件で処理を分岐させることが可能です。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際に、任意のデフォルトパスワードを設定できます。
■注意事項
- HubSpot、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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