■概要
Salesforceに新しい取引先責任者が登録された際、関連するユーザーをGoogle Workspaceに手動で追加する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、Google WorkspaceとSalesforceの連携を手作業で行っていると、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceに特定の条件でレコードが登録されるだけで、Google Workspaceへのユーザー追加が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle Workspaceを利用し、アカウント管理を手作業で行っている方
- SalesforceのデータをもとにGoogle Workspaceのユーザーを管理しており、入力の手間を省きたい方
- Google WorkspaceとSalesforceの連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でGoogle Workspaceにユーザーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、Google WorkspaceやSalesforceへの入力間違いやアカウントの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、Salesforceから取得した情報をもとにユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、Salesforceから取得した情報をもとに、ワークフローを起動させたい条件を任意で設定することが可能です。例えば、特定の部署や役職のレコードが登録された場合のみ、Google Workspaceのユーザーを追加するといった設定ができます。
■注意事項
- Salesforce、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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