■概要

Notionでの情報管理は便利ですが、その内容を元にレポートなどの書類を作成する際、手作業によるコピー＆ペーストに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionの特定データベースにページが作成されるだけで、Googleドキュメントの書類作成を自動化できます。定型的な書類作成のプロセスを自動化することで、手作業による手間や転記ミスといった課題を解消し、業務効率の向上に貢献します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理している情報を元にしたレポートなど、書類作成の自動化を実現したい方
• 手作業による書類作成での転記ミスやフォーマットのばらつきを防ぎたい担当者の方
• 定型的なレポート作成業務から解放され、よりコアな業務に集中したいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Notionにページを追加するだけで書類作成が自動化され、これまで手作業で行っていた転記などの時間を短縮できます
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションの「分岐機能」で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるよう設定します
4. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーとなったページの情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を元に書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください
• Googleドキュメントで書類を発行する設定では、元となる雛形書類のドキュメントファイルIDや、作成した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。