Google Meetの会議が終了したら、文字起こしと要約をしてBoxに保存する

■概要

Google Meetでの会議後、録画データから手作業で文字起こしを行い、議事録を作成する作業に時間を取られていませんか？重要な会議ほど迅速な共有が求められますが、手作業では時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに音声の文字起こし・AIによる要約・Boxへの保存までを自動で実行します。議事録作成のプロセスを効率化し、スムーズな情報共有を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでのオンライン会議が多く、議事録作成に多くの時間を費やしている方
• 会議の録画データをBoxで管理しており、手作業での整理や共有に手間を感じている方
• AIによる文字起こしや要約を活用し、会議内容の振り返りを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後、自動で文字起こしと要約、Boxへの保存が実行されるため、これまで議事録作成に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字起こしの手間や、要約時の聞き逃し、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、Box、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションで待機機能を設定し、レコーディングファイルが生成されるまで待機します。
4. Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションで、会議の録画情報を取得します。
5. Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、録画ファイルをダウンロードします。
6. AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
7. AI機能の「要約する」アクションで、文字起こししたテキストを要約します。
8. Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約内容を元に議事録を作成します。
9. Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、作成した議事録ファイルを指定のフォルダに保存します。
10. 最後にSlackの「ファイルを送る」アクションで、関係者に議事録が作成されたことを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveからファイルをダウンロードする際、対象のフォルダを自由に指定することが可能です。
• AIによる文字起こしを行う際に、より精度を高めるためのプロンプト（指示文）を任意で設定できます。
• AIで要約を作成する際に、要約の形式や文字数を指定するなど、プロンプトを自由にカスタマイズできます。
• Googleドキュメントで議事録を作成する際の、テンプレートとなるドキュメントファイルを任意のものに変更できます。
• Boxへファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを自由に設定することが可能です。
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンション、メッセージ内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Google Meet、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。