メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する
メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
メールで受信したMicrosoft Excel形式の契約書を、手動でダウンロードしてGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にファイルの保存漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をきっかけに、添付されたMicrosoft Excelファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、契約書の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く契約書などを手作業でGoogle Driveに保存している方
- Microsoft Excelファイルの管理に手間を感じる営業や法務担当の方
- ファイルの保存漏れや管理場所の間違いといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をきっかけに、添付されたファイルを自動でGoogle Driveへ格納できるため、手作業でのファイル保存にかかる時間を短縮します。
- 手動での作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーで「メール機能」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、内容の確認などを依頼します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、Yoomで発行される専用メールアドレスのほか、件名や差出人などの条件を任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知を送る担当者や、依頼したい内容を任意で設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダIDやアップロード時のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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