Google スプレッドシートでステータスが更新されたら基幹システムに登録する

■概要

Google スプレッドシートで管理している案件やタスクのステータスを、都度基幹システムに手作業で登録するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、RPA機能が自動で基幹システムへの登録処理を実行するため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートと基幹システム間で、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
• RPAを活用して、ブラウザ上での定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
• ステータス更新の反映漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートのステータス更新を検知し、自動で基幹システムへ登録するため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視したいファイルやシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、基幹システムへのログインからデータ登録までの一連の操作を記録します。この時、トリガーで取得した情報を基幹システムの各項目にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」アクションでは、ご利用の基幹システムのURLやログイン情報などをご自身の環境に合わせて設定してください。
• RPAの設定時に、Google スプレッドシートのどの列のデータを、基幹システムのどの入力欄に登録するかを自由にマッピングできます。

‍■注意事項

• Google スプレッドシートとそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。