kintoneの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

■概要

kintoneで顧客管理をしながら、会議のたびに手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、Outlookで案内メールを作成する業務は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでGoogleカレンダーへの予定登録からOutlookでの会議URL送付までを自動化でき、会議調整にかかる工数を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGoogleカレンダー、Outlookを併用し会議調整を行う営業やCS担当者の方
• 手作業による情報転記の手間や、会議URLの送付漏れなどのミスをなくしたい方
• SaaS間の連携を通じて、営業活動や顧客対応のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneの画面から一連の操作が完結するため、各ツールを往復する手間がなくなり、会議調整業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、会議の日時やURLの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーにChrome拡張機能トリガーを設定し、kintoneのレコード詳細ページからフローを起動できるようにします。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、kintoneから取得した情報を基に会議予定を登録します。
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、登録した予定の会議URLなどを含んだ案内メールを自動で送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定することが可能です。
• 本文には、kintoneから取得した顧客名や担当者名、Googleカレンダーで作成した会議日時などの情報を変数として埋め込めるため、パーソナライズされた案内メールを自動作成できます。

■注意事項

• kintone、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。