Googleフォームの送信内容をもとにカオナビにメンバーを登録する

■概要

カオナビへのメンバー情報登録を、Googleフォームからの転記などで手作業で行っていませんか。こうした作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのリスクも伴います。カオナビのAPI連携を検討していても、専門知識がないため自動化を進められていないケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビにメンバー情報が登録されるため、手作業による手間やミスを解消し、より効率的なメンバー管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームからの情報をもとに、カオナビへの手入力作業をなくしたい人事・労務担当の方
• カオナビのAPIを利用したデータ連携で、メンバー情報の登録を自動化したいと考えている方
• 採用活動などでGoogleフォームを活用しており、応募者情報をカオナビで一元管理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を自動でカオナビに登録するため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮することができます。
• 人の手を介さずにデータが連携されるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでカオナビを選択し、「メンバーを登録」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの回答内容を、カオナビの登録項目にそれぞれマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームで設定する質問項目は任意でカスタマイズでき、その回答内容をカオナビに登録する情報として利用可能です。
• カオナビのメンバー登録アクションでは、基本項目に加えて、カオナビ側で独自に設定しているカスタム項目にもフォームの回答内容や任意の固定値をマッピングできます。

■注意事項

• Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。