Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録しMicrosoft Entra IDのアカウントを発行する

■概要

新しい従業員の入社手続きにおいて、Googleフォームで受け付けた情報をカオナビに従業員データとして登録し、さらにMicrosoft Entra IDでアカウントを発行する、といった一連の作業に手間を感じていないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、カオナビへの従業員登録とMicrosoft Entra IDのアカウント発行が自動で実行され、入社対応における手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとカオナビ、Microsoft Entra IDを使った手作業での入社手続きに課題を感じる人事担当者の方
• 従業員のアカウント発行プロセスを効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
• 複数のSaaSを連携させて、従業員のオンボーディングプロセス全体を自動化したいDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、カオナビとMicrosoft Entra IDへの登録・発行が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 各システムへの手動での情報入力をなくすことで、転記ミスやアカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、カオナビ、Microsoft Entra IDをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでカオナビを選択し、「メンバーを登録」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Entra IDを選択し、「ユーザーを追加」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• カオナビでメンバーを登録するアクションでは、Googleフォームから取得した情報をもとに、社員番号や氏名などの項目を任意で設定してください。
• Microsoft Entra IDでユーザーを追加するアクションでは、ユーザーの表示名やメールエイリアス、ユーザープリンシパル名などを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、カオナビ、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。