X-point Cloudで申請が承認されたらChatworkに通知する

■概要

X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への連絡を都度Chatworkで行うのは手間がかかる作業です。承認されたことに気づかず、後続の業務が滞ってしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで書類の承認が完了したタイミングで、Chatworkへ自動で通知できます。これにより、手作業による連絡の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• X-point Cloudの承認後の連絡を、手作業で行っている総務や経理担当者の方
• Chatworkを活用した迅速な情報共有で、業務の停滞を防ぎたいプロジェクトリーダーの方
• 申請の承認状況をリアルタイムに把握し、対応漏れをなくしたいと考えている管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• X-point Cloudでの承認完了と同時にChatworkへ自動通知されるため、手作業での連絡や状況確認に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での通知による連絡漏れや、誤った内容の共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、X-point CloudとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定してフローを開始させます。
3. その後、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請情報を記載したメッセージを指定のルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• X-point Cloudのトリガー設定では、どのフォームの承認を検知するのかを指定するため、対象となるフォームIDを任意で設定してください。
• Chatworkへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するルームIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した申請情報などを自由に組み込んで設定することが可能です。

■注意事項

• X-point Cloud、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。