Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Gmailで自動で通知する

■概要

Microsoft SharePointで新しいフォルダが作成された際、関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、また通知漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointでフォルダが作成されると自動でGmailへ通知が送信されるため、情報共有の遅延や確認漏れといった課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointでのフォルダ作成を担当者に迅速に周知したいと考えている方
• 手作業によるGmailでの通知作成や送信の手間を削減したい方
• 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointでフォルダが作成されると、Gmailへの通知が自動で行われるため、手作業による連絡の手間と時間を削減できます。
• 通知が自動化されることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomにMicrosoft SharePoint、Gmailを連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のサイトURLやフォルダを指定します。
3. 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理に進むようにします。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを選択し、フォルダ作成の通知メールを自動送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトのURLやフォルダパスを任意で指定してください。
• 分岐機能では、例えば特定のフォルダ名が含まれる場合のみ通知するなど、どのような条件でGmail通知の処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
• Gmailで送信する通知メールは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や作成日時といった情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。