■概要
毎日大量に発生する発送伝票のデータ入力、手作業による転記に手間や時間がかかっていませんか？確認作業や入力ミスによる手戻りも、業務を圧迫する一因です。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ格納します。面倒な転記作業から解放され、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の転記作業に多くの時間を費やしている物流・EC担当者の方
- 手作業でのデータ入力による記入漏れやミスを減らしたいと考えている方
- 発送業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルをアップロードするだけで伝票情報が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた入力時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでフォームから送信されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションでOCRが読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、発送伝票のアップロード欄以外にも、担当者名などの質問項目や回答形式を任意で設定できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（宛名、住所、品名など）を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートへの連携では、格納先のシートや列を指定し、どのOCR項目をどのセルに格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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