SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をLINE WORKSで通知する

■概要

従業員の退職手続きでは、関係各所への迅速で正確な情報共有が不可欠ですが、SmartHRの情報を確認しながら手作業で通知するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員の退職日が更新されたことをトリガーに、該当部署のLINE WORKSへ自動で通知できます。手作業による対応漏れや遅延を防ぎ、スムーズな退職手続きを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとLINE WORKSを利用し、従業員の退職連絡を手作業で行っている人事労務担当者の方
• 退職者の情報を部署内で速やかに共有し、引継ぎや備品返却などを円滑に進めたいマネージャーの方
• 人事関連の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRで退職日が更新されると自動で通知が実行されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や通知作業が不要になるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」を設定し、退職日が更新された従業員を対象にします。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、SmartHRから取得した部署情報をもとに通知先を切り替えます。
4. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、各部署のトークルームへ退職者情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• LINE WORKSでメッセージを送信するアクションでは、通知先のトークルームを任意で設定できます。
• 通知メッセージの本文には、SmartHRから取得した従業員名や退職日などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• SmartHR、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502