■概要
海外のニュース記事やレポートなど、外国語の資料をOutlookで受け取る機会は多いものの、その都度ファイルを開いて翻訳し、情報を転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたファイルのOCRによるテキスト読み取りから、DeepLでの翻訳、Notionへの情報ストックまでを自動で実行します。
情報収集と管理にかかる時間を短縮し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外のニュース記事やレポートをOutlookで受け取り、情報収集をしている方
- PDFファイルの内容を手作業でコピーし、DeepLで翻訳してNotionにまとめている方
- 情報収集から知識の蓄積まで、一連のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、OCR、翻訳、Notionへの追加が自動で完結するため、手作業の時間を短縮し、より迅速な情報収集が可能になります。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、翻訳内容の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、DeepL、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルなどからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでDeepLを選択し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストをデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名を任意で指定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの種類やページなどを指定してください。
- DeepLでの翻訳設定では、翻訳元のテキストとしてOCRで抽出した情報を指定し、翻訳先の言語を任意で選択してください。
- Notionへの追加設定では、連携したいデータベースを指定し、どのプロパティに翻訳後のテキストを追加するかなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、DeepL、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
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