■概要
契約書や請求書、各種申請書などのファイルをGoogle Driveで共有する際、その後の確認依頼や関係者への共有を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、依頼漏れや確認遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動で承認依頼が実行され、フロー完了後にはSlackへ結果が通知されるため、一連の確認プロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するファイルの承認プロセスを、自動化によって効率化したいと考えている方
- 手作業での承認依頼や完了報告を行っており、対応漏れや遅延といった課題を感じている方
- 複数人が関わる確認作業のフローを標準化し、業務の属人化を解消したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル追加から承認依頼、完了通知までが自動化されるため、手作業での連絡や確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認依頼の送り忘れや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、承認者や依頼内容を定めます。
- その後、オペレーションに分岐機能を設定し、承認依頼の結果（承認または否認）に応じて後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認結果を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 承認依頼機能では、依頼メッセージの内容を自由に設定でき、Google Driveで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、メッセージ本文には承認結果やファイル情報など、前段のオペレーションで取得した値を含めることができます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
