Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する
Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Googleカレンダーでチームの予定を管理しつつ、Outlookでコミュニケーションを取っている環境では、都度予定を確認してリマインドを送る作業に手間がかかっていませんか？手作業での通知は、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定した時間にGoogleカレンダーから予定を取得し、その内容をもとにOutlookからリマインドメールを自動送信するため、こうした課題を円滑に解消し、確実な情報共有をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとOutlookを併用し、予定の共有やリマインドに手間を感じている方
- チームや取引先への重要な予定のリマインドを、手作業で送信しているアシスタントの方
- 定期的な予定の通知を自動化することで、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にカレンダーを確認し、リマインドメールを作成・送信する作業を自動化でき、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手動での通知によるリマインドの送り忘れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションでリマインドしたい予定の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した予定情報をもとにリマインドメールの本文を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した本文を使ってリマインドメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動するタイミングを任意で設定できます。
- Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションでは、対象のカレンダーIDや、取得する予定の期間を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を活用し、リマインドメールの件名や本文を生成するよう、プロンプトを自由にカスタムできます。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先を任意に設定できるほか、本文に固定のテキストを加えたり、前段のアクションで取得・生成した情報を変数として差し込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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予定が作成されたら
予定が更新されたら
予定が削除されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
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タスクが作成されたら
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フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を作成（非推奨）
予定の詳細を取得
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カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
カレンダーリストから指定のカレンダーを削除
予定を更新（非推奨）
予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を削除
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GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）
予定を更新
予定の一覧を取得する
予定を作成（終日）
GoogleMeetなしの予定を作成
予定を作成
GoogleMeetなしの予定を作成（終日）
フローボットトリガー
予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
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