Googleカレンダーから予定を取得してOutlookでリマインドを送信する

■概要

複数のカレンダーツールを併用していると、予定の確認やリマインドで重要なアポイントメントを見落としてしまうことはありませんか。
このワークフローなら、設定したスケジュールでGoogleカレンダーの予定を取得し、Outlookからリマインドメールを送信できます。
予定管理の課題を円滑に解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとOutlookを併用しており、手作業での情報連携に手間を感じている方
• 重要な会議や顧客とのアポイントメントのリマインド漏れをなくしたいと考えている方
• チームメンバーへのスケジュールリマインドを自動化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した時間にGoogleカレンダーの予定を自動で取得しリマインドするため、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れやリマインドの送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動したい日時を指定します。
3. オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、対象期間の予定情報を取得します。
4. オペレーションでAI機能を設定し、取得した予定情報をもとにリマインドメールの件名や本文を生成します。
5. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した内容で指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定で、リマインドを送信するタイミングを（毎日、毎週など）設定できます。
• Googleカレンダーから予定を取得する際、対象とするカレンダーや取得する予定の期間を指定できます。
• AI機能でメール本文を生成する際のプロンプト（指示文）は、取得した予定の件名や時間といった情報を含めて自由に設定できます。
• Outlookから送信するメールは、宛先や件名、本文を設定でき、取得した予定情報などの変数を文章に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。