フォームに添付されたファイルをDropboxとGoogle Driveに格納する

■概要

フォームから受け取った重要なファイルを、手作業で一つひとつDropboxやGoogle Driveに保存していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルが指定のストレージに自動で格納され、こうしたファイル管理の課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けたファイルの管理を手作業で行っているご担当者の方
• DropboxとGoogle Driveを併用しており、ファイルの手動での二重管理に非効率を感じている方
• ファイル管理業務の属人化を防ぎ、チームで共有できる仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーにファイルが自動保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームにはファイル添付項目を含めてください。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームトリガーで受け取った添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、同様にフォームから受け取ったファイルを指定して格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google DriveおよびDropboxのオペレーション設定では、ファイルをアップロードする先のフォルダパスを任意で指定してください。
• 保存する際のファイル名は、フォームで入力された情報などを組み合わせて動的に設定することも可能です。
• アップロードするファイルとして、フォームトリガーのアウトプットから添付されたファイルの情報を選択して指定します。

■注意事項

• Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。