毎月、Google Driveのファイル一覧情報をNotionのデータベースに更新する

■概要

Google Driveに保存されたファイルが増え、毎月の棚卸しや一覧作成に手間を感じていませんか？手作業でNotionのデータベースにファイル情報を転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Driveのファイル一覧を自動で取得し、Notionへ追加できるため、こうした定例作業の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとNotionでファイル管理をしており、手作業での情報更新に手間を感じている方
• 定期的に発生するファイル一覧の作成業務を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたい方
• 毎月の定型的な転記作業をなくし、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月手作業で行っていたファイル一覧の作成とNotionへの転記が自動化されるため、これまでかかっていた作業時間を短縮できます。
• 手作業での転記に伴う情報の入力間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
2. トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、フローボットを起動したい周期（例：毎月1日の午前9時など）を設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。
4. 次に「繰り返し処理機能」を設定し、取得したファイルやフォルダの数だけ、後続の処理を繰り返すようにします。
5. 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、各ファイルの詳細情報を取得します。
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに新しいレコードとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなる「スケジュールトリガー機能」では、毎月や毎週など、このワークフローを起動したい頻度や日時を任意で設定してください。
• Google Driveのオペレーション設定では、ファイル一覧を取得したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
• また、Notionのデータベースにある各プロパティ（項目）に、Google Driveから取得したどの情報（ファイル名、URLなど）を連携させるか任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。