毎月、Google Driveのファイル一覧情報をNotionのデータベースに更新する

毎月、Google Driveのファイル一覧情報をNotionのデータベースに更新する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
Notion
を自動連携できます。
No items found.

■概要

Google Driveに保存されたファイルが増え、毎月の棚卸しや一覧作成に手間を感じていませんか?手作業でNotionのデータベースにファイル情報を転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Driveのファイル一覧を自動で取得し、Notionへ追加できるため、こうした定例作業の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google DriveとNotionでファイル管理をしており、手作業での情報更新に手間を感じている方
  • 定期的に発生するファイル一覧の作成業務を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたい方
  • 毎月の定型的な転記作業をなくし、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 毎月手作業で行っていたファイル一覧の作成とNotionへの転記が自動化されるため、これまでかかっていた作業時間を短縮できます。
  • 手作業での転記に伴う情報の入力間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
  2. トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、フローボットを起動したい周期(例:毎月1日の午前9時など)を設定します。
  3. オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。
  4. 次に「繰り返し処理機能」を設定し、取得したファイルやフォルダの数だけ、後続の処理を繰り返すようにします。
  5. 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、各ファイルの詳細情報を取得します。
  6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに新しいレコードとして追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーとなる「スケジュールトリガー機能」では、毎月や毎週など、このワークフローを起動したい頻度や日時を任意で設定してください。
  • Google Driveのオペレーション設定では、ファイル一覧を取得したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
  • Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
  • また、Notionのデータベースにある各プロパティ(項目)に、Google Driveから取得したどの情報(ファイル名、URLなど)を連携させるか任意で設定してください。

■注意事項

  • Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
  • 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。
メールに添付されたファイルをGoogleDriveに格納
メールに添付されたファイルを管理者の承認後、GoogleDriveの指定のフォルダに自動的に格納します。トリガーを起動するメールは特定の条件のメールのみに限定することも可能です。‍‍
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Google スプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。わざわざPDFファイルの内容を手動で転記する必要がなく、かつ情報の共有まで含めて一貫した業務フローを構築することができます。また、担当者依頼を途中に加えることによって、より確実なデータ追加を可能にしています。‍
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。‍
Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知する
Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知するフローです。一連の流れを自動で行うことで、ファイルの確認漏れを防ぎ、ミスをなくし、業務を効率化します。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Google Drive™
Google Drive™
を使ったテンプレート
Notion
Notion
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
詳しくみる
テンプレート
Notion
YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる