■概要
Google Driveに保存されたファイルが増え、毎月の棚卸しや一覧作成に手間を感じていませんか？手作業でNotionのデータベースにファイル情報を転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Driveのファイル一覧を自動で取得し、Notionへ追加できるため、こうした定例作業の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionでファイル管理をしており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 定期的に発生するファイル一覧の作成業務を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたい方
- 毎月の定型的な転記作業をなくし、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手作業で行っていたファイル一覧の作成とNotionへの転記が自動化されるため、これまでかかっていた作業時間を短縮できます。
- 手作業での転記に伴う情報の入力間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、フローボットを起動したい周期（例：毎月1日の午前9時など）を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に「繰り返し処理機能」を設定し、取得したファイルやフォルダの数だけ、後続の処理を繰り返すようにします。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、各ファイルの詳細情報を取得します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに新しいレコードとして追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなる「スケジュールトリガー機能」では、毎月や毎週など、このワークフローを起動したい頻度や日時を任意で設定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、ファイル一覧を取得したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
- また、Notionのデータベースにある各プロパティ（項目）に、Google Driveから取得したどの情報（ファイル名、URLなど）を連携させるか任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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