■概要
kintoneで案件管理などを行う際、ステータスが更新されるたびに関係者へメールで状況を共有する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この手作業による連絡は、対応の遅れや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、Gmailから関係者へ自動で通知メールを送信するため、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのステータス更新のたびに、手作業でメール通知を行っている方
- 関係者への迅速な情報共有が求められる営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 定型的な連絡業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手動で行っていた確認やメール作成といった作業時間を削減できます。
- 自動化によって連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに更新された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール本文に記載したいレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「Gmailに送信する」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めたメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、通知を実行したいkintoneのステータスを条件として任意に設定可能です。例えば「商談中」や「受注」など、特定のステータスになった場合のみメールが送信されるようにカスタマイズできます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。kintoneから取得したレコード情報（会社名や担当者名など）を変数として件名や本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- kintoneとGmailをYoomと連携させる必要があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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