■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、関連する書類を保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、命名ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、指定したOneDriveの場所に自動でフォルダが作成されるため、ファイル管理の工数を削減し、業務を効率化します。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOneDriveを併用し、案件や顧客ごとにファイルを管理している方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一に課題を感じている方
- ファイル管理のルールを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneでの操作を起点にフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして、kintoneのレコード詳細ページでYoomのChrome拡張機能ボタンをクリックすることでフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションで、どの場所にフォルダを作成するか(親フォルダ)を設定してください。
- 作成するフォルダ名は、固定のテキストとkintoneから取得したレコード情報(顧客名や案件IDなど)を組み合わせて自由に設定できます。
■注意事項