■概要

kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、関連する書類を保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、命名ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、指定したOneDriveの場所に自動でフォルダが作成されるため、ファイル管理の工数を削減し、業務を効率化します。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとOneDriveを併用し、案件や顧客ごとにファイルを管理している方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一に課題を感じている方
• ファイル管理のルールを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneでの操作を起点にフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとして、kintoneのレコード詳細ページでYoomのChrome拡張機能ボタンをクリックすることでフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションで、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveでフォルダを作成するアクションで、どの場所にフォルダを作成するか（親フォルダ）を設定してください。
• 作成するフォルダ名は、固定のテキストとkintoneから取得したレコード情報（顧客名や案件IDなど）を組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921