■概要
kintoneで管理している日報の内容を、関係者に共有するために都度PDF化し、チャットツールに手動で投稿していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されるだけで、内容を反映したPDFが自動で生成され、Discordの指定チャンネルへ即座に送信されます。報告業務の効率化と確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDiscordを活用し、日報の提出から共有までの流れを効率化したい方
- 日報のPDF化と共有を手作業で行っており、手間や報告漏れに課題を感じている方
- チーム内の情報共有を迅速化し、コミュニケーションを活性化させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録をトリガーに、PDF生成から共有までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 報告内容の転記ミスやPDFの添付漏れ、送信先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションで対象の日報アプリを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコード（日報）の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとにあらかじめ用意したテンプレートからPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、生成したPDFを指定のチャンネルへ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成したテンプレートを指定することで、会社やチームのフォーマットに合わせたレイアウトで日報PDFを作成できます。
- Discordの「ファイルを送信」では、送信先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ内容にkintoneから取得した報告者名などの動的な情報を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
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