問い合わせメールをGmailで受信したらChatGPTで回答を生成し、PDF化して返信する

■概要

日々の業務で発生する問い合わせメールへの対応に、多くの時間を費やしてはいないでしょうか。一件ずつ内容を確認し、回答を作成して返信する作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の問い合わせメールを受信した際に、ChatGPTが自動で回答文を生成し、PDF化して返信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの工数を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTを活用して、定型的な質問への回答作成を効率化したいと考えている方
• 手作業による返信対応でのミスをなくし、業務品質の向上を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からChatGPTでの回答生成、PDF化、返信までを自動化するため、手作業で行っていた対応時間を削減できます。
• 自動化によって、添付ファイルの送り間違いや回答の抜け漏れといった人為的なミスを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容に基づいた返信文案を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成したテキストを元にPDFファイルを作成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して自動で返信メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローをチェックする間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような回答を生成させたいか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートからPDFを発行する際、元となる雛形のスプレッドシート、PDFの保存先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
• 返信するGmailの本文は自由に設定でき、前のステップでChatGPTが生成したテキストなどを埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Miro、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。