Salesforceの商談情報から見積書を発行しBoxに格納する

■概要

Salesforceで管理している商談情報をもとに、手作業で見積書を作成し、Boxへ格納する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の任意のタイミングで、商談情報に基づいた見積書を自動で発行し、指定のBoxフォルダへ格納までの一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談管理と見積書作成・格納業務を連携させたい営業担当者の方
• 手作業による見積書の作成や管理で発生する入力ミスや格納漏れを防ぎたい方
• SalesforceやBoxを活用し、営業部門の定型業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの情報を基に見積書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 情報の転記やファイルの保存を手作業で行う必要がなくなることで、入力ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの取引先ページからフローを起動できるよう設定します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceのアクションを設定し、トリガーとなったレコードに関連する商談や商品の情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行された見積書を指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した任意のテンプレートファイルを指定できます。これにより、見積書以外にも報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することが可能です。
• Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行した見積書を保存するBox内の具体的なフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Salesforce、Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。