Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する

■概要

Gmailに届く問い合わせや資料請求などの重要なメールを、kintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による転記は時間がかかるだけでなく、コピーミスや入力漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーに、kintoneへのレコード追加が自動化されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせなどをkintoneで管理しており、転記作業に手間を感じている方
• 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている業務担当者の方
• Gmailとkintoneを連携させ、情報共有の迅速化と業務効率化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに特定のメールが届くと自動でkintoneに情報が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による、入力間違いや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードが追加されるよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• kintoneのアクションでは、連携先のkintoneアプリを任意で指定でき、メールの件名や本文といった情報をkintoneアプリのどのフィールドに割り当てるかなど、詳細なマッピングを自由にカスタムできます。

■注意事項‍

• Gmail、kintoneとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。