Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Backlogに課題を追加する

■概要

システムアラートや特定のお客様からのメールなど、決まった内容のメールを受信するたびに手作業でBacklogへ課題を起票するのは、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したことをきっかけに、AIが内容を解析し、自動でBacklogに課題を追加します。BacklogのAPIを利用した開発を行うことなく、タスク登録のプロセスを自動化し、迅速かつ正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したアラートや依頼を、Backlogで効率的にタスク管理したい方
• 手作業によるBacklogへの課題登録に手間を感じ、自動化したいと考えているチーム
• BacklogのAPI連携をノーコードで実現し、対応漏れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーにBacklogへ課題が自動で作成されるため、これまで手動で登録していた作業の時間を短縮できます。
• 手作業での転記ミスや課題の起票漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から課題に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとに課題を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文から抽出するデータは、課題名や詳細に設定したい項目など、要件に合わせて任意で設定することが可能です。
• Backlogに課題を追加する際、対象のプロジェクトや担当者などを固定の値で設定したり、前段のAI機能で抽出した値を件名や詳細に埋め込むといった柔軟なカスタムができます。

■注意事項

• Gmail、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。