Jotformで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する

■概要

Jotformで受け付けた申し込みやアンケートの内容をもとに、手作業でPDFを作成しBoxへ保存する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信された際に、その内容を元にしたPDFが自動で生成され、指定のBoxフォルダに保存されるため、一連の業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた内容をPDF化し、手作業でBoxに保存しているご担当者の方
• フォームの回答内容を元にした書類作成と、その保管業務を自動化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの保存先の間違いや、情報の転記ミスなどの人的ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信をきっかけに、PDF作成からBoxへの保存までが自動で実行されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの保存先間違い、アップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームで送信された内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにPDFを生成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformで設定するフォームは、業務内容に合わせて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
• PDFのテンプレートとなるGoogle スプレッドシートは、差し込む情報やレイアウトを任意の内容で設定することが可能です。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意のフォルダに指定してご利用ください。

■注意事項

• BoxとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。