■概要
Webサイトからの問い合わせやセミナーの申込フォームに回答があった際、その内容をSmartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、回答内容が自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をSmartsheetに手入力しており、作業を効率化したい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい担当者の方
- フォームとSmartsheetを連携させ、情報管理の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、回答内容が自動でSmartsheetに行として追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetをYoomと連携します。
- トリガーには「フォームトリガー機能」を選択し、必要な項目（氏名、メールアドレスなど）を設定したフォームを作成します。このフォームが送信されると、フローが起動します。
- オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、登録先のシートと、フォームのどの回答をどの列に登録するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガー機能では、テキスト入力欄や選択肢など、用途に合わせて必要な質問項目を自由に設定できます。
- Smartsheetのオペレーションでは、登録したいシートを任意で指定し、フォームの回答内容をシートのどの列に登録するかを柔軟に設定することが可能です。また、特定の列に固定のテキスト（例：「新規」など）を登録する設定も行えます。
■注意事項
- SmartsheetとYoomを連携してください。
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