Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
• Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
• Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
• Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です

■注意事項‍

• SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。