■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。