Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する

■概要

Microsoft Teamsで受け取った請求書などの添付ファイル、その内容を確認し関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認や転記は時間がかかるだけでなく、見落としなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をLINE WORKSへ通知できるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った添付ファイルの内容確認や転記を手作業で行っている方
• LINE WORKSを主要な連絡ツールとして利用しており、迅速な情報共有を求めているチーム
• 請求書や注文書の処理業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsのチャネルにファイルが投稿されるだけで自動で内容を読み取り通知するため、手作業による確認や転記の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業で内容を確認し転記する際に発生しがちな、読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、LINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、特定のチャネルへの投稿をきっかけにフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに投稿された添付ファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでLINE WORKSのアクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のトークルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、フローを起動させたいチームやチャネルをIDで指定したり、フローの起動間隔を任意で設定したりすることが可能です。
• 分岐機能では、例えばメッセージにファイルが添付されている場合のみ処理を進めるなど、実行条件を自由に設定できます。
• Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象のファイルが格納されているサイトIDやドライブIDなどを指定してください。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの指定方法や、請求金額や会社名といった抽出したい項目を自由に設定できます。また、読み取りに使用するAIや言語の選択も可能です。
• LINE WORKSで通知を送る際は、通知先のボットIDやトークルームID、送信するメッセージ内容を、OCRで抽出した情報などを用いて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。