■概要
Gmailで受信する請求書や発注書などの帳票類。その内容を確認し、Google スプレッドシートへ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、添付された帳票の文字情報をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る帳票の管理や転記作業に手間を感じている経理や営業事務の方
- Google スプレッドシートへのデータ入力で、入力漏れや間違いなどのミスを防ぎたい方
- 帳票処理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した帳票をOCRが自動で読み取るため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールのラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された帳票ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取りたい帳票のフォーマットに合わせて、会社名や日付、合計金額といった抽出項目を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへデータを追加する際、どの列にどの情報を追加するかといったデータのマッピング先は、ご利用のシート構成に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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