■概要
採用活動において、Gmailで受信する多くの履歴書。その都度ファイルを開き、応募者情報を手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると添付された履歴書をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした定型業務から解放され、採用活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで履歴書を受け取り、手作業で応募者情報を管理している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの応募者管理における、入力作業を効率化したい方
- 採用業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による応募者情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、その後の採用プロセスを円滑に進めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、履歴書のPDFファイルなどから氏名や連絡先といった、抽出したいテキストの箇所を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートに登録する際、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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