Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

採用活動において、Gmailで受信する多くの履歴書。その都度ファイルを開き、応募者情報を手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると添付された履歴書をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした定型業務から解放され、採用活動の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで履歴書を受け取り、手作業で応募者情報を管理している採用担当者の方
• Google スプレッドシートでの応募者管理における、入力作業を効率化したい方
• 採用業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による応募者情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、その後の採用プロセスを円滑に進めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailは、指定したラベルが付与されたメールのみを対象として処理を実行可能です。
• OCR機能の設定では、履歴書のPDFファイルなどから氏名や連絡先といった、抽出したいテキストの箇所を任意で指定することが可能です。
• Google スプレッドシートに登録する際、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。