■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ目視で確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上の請求書や帳票をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
- 紙やPDFの書類をデータ化する定型業務に、多くの時間を費やしている方
- データ転記作業での入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をきっかけに、OCRでの読み取りから転記までを自動化し、データ入力にかかる時間を削減します。
- 手作業でのデータ転記をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理の対象とします。
- 次に、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出する項目（例：請求日、金額、会社名など）を任意に設定できます。
- Google スプレッドシートに書き込む際、対象となるスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどのデータを追加するかを自由にカスタムできます。OCRで読み取った各情報は、変数として各列にマッピングしてください。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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