Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Outlookでメールを送信する

No items found.

■概要

Google Driveにアップロードされる議事録や報告書などを都度確認し、内容を要約して関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるとOpenAIが内容を自動で要約し、その結果をOutlookでメール送信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認と共有に時間を要している方
  • OpenAIを活用して、議事録や報告書などの要約作業を効率化したいと考えている方
  • Outlookでの定型的な情報共有メールの作成と送信を自動化し、迅速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • ファイル確認から要約作成・メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮してより重要な業務に集中できます。
  • 手作業による要約内容のばらつきやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有の質を均一化します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google Drive、OpenAI、OutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
  4. 続けて、OpenAIの「ファイルをアップロードする」「スレッドを作成」「メッセージを追加」「アシスタントを実行」といったアクションを順に設定します。
  5. 処理が完了するまで待機機能で待機し、OpenAIの「スレッドの最新の会話を取得」で要約結果を取得します。
  6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した要約結果を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • OpenAIに要約を依頼する際のメッセージ(プロンプト)は、「箇条書きで要点をまとめて」など、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。
  • Outlookで送信するメールの宛先(To、Cc、Bcc)は任意のアドレスに設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、ファイル名や要約内容などを変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

  • Google Drive、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法の詳細は下記をご覧ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9515440
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
入力フォームに回答されたら、OpenAIのアシスタントを使ってテキスト解析し、結果をLINEに通知する
フォーム送信をトリガーにOpenAIで内容を要約しLINE公式アカウントへ通知するフローです。確認作業の手間や共有漏れを抑え、問い合わせ対応をすばやく行え、業務の標準化にもつながります。
Notionに行が追加されたら、OpenAIで内容を分析しGitHubにIssueを作成する
Notionのタスク追加・更新をトリガーに、OpenAIが内容を整理してGitHubへIssueを自動作成するフローです。手作業転記と書き漏れを防ぎ、統一フォーマットで開発チームの情報共有を円滑にします。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、OpenAIで内容を分析しGitHubにIssueを作成する
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、OpenAIが内容を要約しGitHubにIssueを自動生成するフローです。手入力の手間や転記ミスを抑え、タスク管理をスムーズにします。
Discordで投稿された内容を基にOpenAIで画像を生成し、スレッドに画像URLを送信する
Discord投稿を合図にYoomがOpenAI経由で画像を生成し、同じスレッドへ自動共有するフローです。アイデアの視覚化をすぐ行え、プロンプト入力やツール切替の手間を減らして議論をスムーズにします。
毎日、OpenAIで特定の内容でweb検索を実施し、Slackに通知する
OpenAIが設定時刻にWeb検索し要約をSlackへ送るワークフローです。検索・通知の手間を抑え、情報の抜け漏れ防止と収集時間の短縮に貢献します。
Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Outlookでメールを送信する
Google Driveに追加された議事録をOpenAIで要約し、Outlookで自動送信するフローです。確認・共有の手間や送信漏れを抑え、要約のばらつきを防ぎ、作業時間を短縮します。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
OpenAI
OpenAI
を使ったテンプレート
Google Drive™
Google Drive™
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
使用しているアプリについて
OpenAI
YoomではOpenAIのAPIをノーコードで活用することができます。OpenAIとYoomを連携すれば、Yoomデータベースの情報や様々なSaaSの情報を用いてOpenAIに指示を出すことが可能です。例えば、議事録の要約やメール文面からのテキスト抽出、商品説明の作成など様々な業務をOpenAIを用いて自動化することができます。
詳しくみる
テンプレート
Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる