Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Outlookでメールを送信する

■概要

Google Driveにアップロードされる議事録や報告書などを都度確認し、内容を要約して関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるとOpenAIが内容を自動で要約し、その結果をOutlookでメール送信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認と共有に時間を要している方
• OpenAIを活用して、議事録や報告書などの要約作業を効率化したいと考えている方
• Outlookでの定型的な情報共有メールの作成と送信を自動化し、迅速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル確認から要約作成・メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮してより重要な業務に集中できます。
• 手作業による要約内容のばらつきやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有の質を均一化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、OpenAI、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続けて、OpenAIの「ファイルをアップロードする」「スレッドを作成」「メッセージを追加」「アシスタントを実行」といったアクションを順に設定します。
5. 処理が完了するまで待機機能で待機し、OpenAIの「スレッドの最新の会話を取得」で要約結果を取得します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した要約結果を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIに要約を依頼する際のメッセージ（プロンプト）は、「箇条書きで要点をまとめて」など、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。
• Outlookで送信するメールの宛先（To、Cc、Bcc）は任意のアドレスに設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、ファイル名や要約内容などを変数として埋め込むこともできます。

■注意事項‍

• Google Drive、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法の詳細は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9515440
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。