■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受ける際、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業で行うと、回答の見落としや、情報共有の遅延が発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、こうした課題を解消し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで実施したアンケート結果を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- 回答内容の確認漏れや、関係者への情報共有の遅延といった課題を解決したいチームリーダーの方
- 情報共有の仕組みを自動化し、定型業務の効率化を目指している業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に通知が自動で送られるため、都度確認や転記に費やしていた時間を短縮します。
- システムが自動で通知処理を行うため、手動での共有時に起こりがちな連絡漏れや遅延といったミスを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を含んだメッセージを、指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームのアンケート項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズが可能です。
- Google Chatにメッセージを送信するアクションで、通知先のスペースやメンションするユーザーを任意で設定できます。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください、
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