■概要
フォーム経由で送られてくる領収書の処理を手作業で行っていませんか？ファイルを開いて内容を確認し、メールを作成して送信する、といった一連の作業は件数が増えると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された領収書ファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をGmailで関係者に送信する、といった一連の業務を自動化できるため、手作業による手間や確認漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った領収書の処理に時間がかかっている経理・総務担当者の方
- 領収書の内容を手入力しており、転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- Gmailを利用した申請や報告業務の効率化を検討しているすべてのビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに領収書が添付されるとOCRが自動で読み取り、メール送信までを自動化するため、一連の作業にかけていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、領収書ファイルが添付されるフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームに添付された領収書ファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容を本文に記載して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたいファイルの添付方法や、追加で抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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