■概要
Googleフォームで集めた回答を、既存のGoogle スプレッドシートに手作業で反映させる際に、情報の検索や転記に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Google スプレッドシート内の該当するレコードを自動で検索し、内容を更新するため、データ管理の手間を省き、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで顧客や案件の情報を管理している方
- 手作業でのデータ更新に時間がかかり、本来の業務に集中できないと感じている方
- フォーム回答の反映漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答をトリガーに、スプレッドシートの更新までが自動化され、手作業による更新作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、更新する行の間違いや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象となるレコードの情報を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得した複数のレコードに対して一つずつ処理を実行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、任意のフォームIDを指定して設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際、フォームの回答内容と一致するデータを抽出するなど、取得条件を任意で設定できます。
- 繰り返し処理では、前段階で取得した複数の一覧データをもとに、更新処理を実行したい一覧データを任意で設定してください。
- 更新先のGoogle スプレッドシートやシート、更新したい列を任意で指定し、フォームの回答内容や固定値などをどの項目に反映させるかなどを柔軟に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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