■概要
Notionのデータベースを更新するたびに、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のメンバーで情報を共有している場合、常に最新の状態を保つのは大変です。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーに、Google スプレッドシートの既存シートに新しいタブとしてコピーする作業を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシート間で頻繁にデータ連携を行っている方
- 手作業によるデータ転記の手間や入力ミスを減らしたいと考えている業務担当者の方
- 複数のプロジェクトや情報をスプレッドシートで効率的に管理したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新時に自動でGoogle スプレッドシートにタブが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記漏れやコピーミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）」アクションを設定し、コピー先のGoogle スプレッドシートファイルを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、指定したGoogle スプレッドシートに新しいタブとして内容をコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」トリガーでは、自動化の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、例えばNotionのページの最終更新日時などを条件として設定し、運用に合わせて処理を分岐させることが可能です。
- Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）」アクションでは、検索対象のフォルダIDとファイル名を指定します。ファイル名は、トリガーで取得したNotionのページタイトルなどのアウトプット情報を活用して動的に設定できます。
- Google スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションでは、コピー元のスプレッドシートID、コピーしたいシートID、そしてコピー先となるスプレッドシートIDを指定します。コピー先のファイルは、前のステップでGoogle Driveから取得したアウトプット情報を活用できます。
■注意事項
- Notion、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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