■概要
日々の業務でGmailに届く重要なメールを、都度Notionに転記する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定の件名のメール受信をきっかけに、自動でNotionのデータベースに情報を追加できるため、手作業による転記ミスやタスクの抜け漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定のメールをNotionで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- メールでの問い合わせや依頼内容をNotionでタスク化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- GmailとNotionを連携させ、定型的な情報集約業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するたびに、自動でNotionへ情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分けられるようにします。
- 次に、AI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、メール本文から必要な情報（例：顧客名、要件など）を抽出します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させるメールの件名や本文に含まれるキーワードを、実際の業務に合わせて任意で設定できます。
- 分岐機能では、メールの差出人や本文の内容に応じて処理を変えるなど、条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- AI機能でメール本文から抽出する項目は、タスク名や担当者、期日など、Notionに追加したい内容に合わせて柔軟に設定できます。
- Notionへのレコード追加部分は、kintoneやGoogle スプレッドシートなど、普段お使いの他のデータベースアプリに変更することも可能です。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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