■概要
Google スプレッドシート間でデータを手作業でコピーし、関係者にOutlookで通知する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に複数のシートを管理している場合、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、一方のGoogle スプレッドシートに行が追加されるだけで、もう一方のGoogle スプレッドシートへのデータコピーとOutlookでの通知が自動的に実行され、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシート間の情報連携やバックアップを手作業で行っている方
- Google スプレッドシートの更新をOutlookで迅速に関係者へ通知したいと考えているチームリーダーの方
- データ入力の二度手間や転記ミスを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加だけで、別シートへのコピーとOutlookでの通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視したいGoogle スプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、コピー先の別のGoogle スプレッドシートと、追加する行の情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレス、件名、本文などを指定してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」の設定では、監視対象としたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- オペレーションのGoogle スプレッドシートで「レコードを追加する」際には、コピー先のGoogle スプレッドシートID、シートID、そしてどの列にどの情報を追加するかといったレコードの値を任意で設定してください。
- Outlookで「メールを送る」アクションを設定する際に、通知する宛先（To, Cc, Bcc）、メールの件名、そして本文の内容を、トリガーや先行するオペレーションで取得した情報も活用しながら任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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