■概要
Googleフォームで収集した回答を、手作業でGoogle スプレッドシートの特定の行に転記し、さらに別のシートにも同じ情報を更新する作業は、時間と手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートの行更新と、関連する別シートへのデータ反映までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシート間でのデータ手入力に手間を感じている方
- Googleフォームの回答を複数のGoogle スプレッドシートで管理し、転記ミスを減らしたい担当者の方
- 定型的なデータ更新作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答に基づき、Google スプレッドシートの該当行や別シートへの更新が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 複数のGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動処理されることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォーム機能の「フォームトリガー」を設定します。
- 続いて、最初のオペレーションでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。これにより、該当フォームに新しい回答が送信されたことを検知します。
- 次のオペレーションで、Google スプレッドシート機能の「レコードを更新する」アクションを設定します。ここで、更新対象のGoogle スプレッドシート、シート名、更新する行を特定するための情報、そしてフォームの回答項目をどの列にマッピングするかを指定します。
- 最後に、さらに別のオペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「別のシートのレコードを更新する」アクションを設定し、同様に更新対象の別のGoogle スプレッドシート、シート名、行、マッピング情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームから送信された回答の各項目（例：氏名、メールアドレス、問い合わせ内容など）を、後続のGoogle スプレッドシートのオペレーションで正確に利用するためには、JSONPathという記述方法を用いて、それぞれの値をYoomのアウトプット（フロー内でデータを一時的に保持する場所）に正しく格納し、マッピングする設定が必要です。この設定を、ユーザーが利用するGoogleフォームの実際の項目に合わせて調整してください。
- 各Google スプレッドシートのオペレーション（「レコードを更新する」、「別のシートのレコードを更新する」）では、操作対象となるスプレッドシートのID、シート名、更新すべき特定の行を見つけるためのキーとなる列（例：回答者IDや受付番号など）、そしてフォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に反映させるか、といった具体的なマッピング情報をユーザーの運用に合わせて正確に設定してください。
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