Zoomでミーティングが終了したら文字起こしし、データを抽出してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画データからの文字起こしや、その内容をMicrosoft Teamsへ手作業で共有するのに手間を感じていませんか。 特に重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、このプロセスが負担になることもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、文字起こしからデータ抽出、そしてMicrosoft Teamsへの通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、議事録作成や情報共有に時間を要している方
• ミーティング内容の文字起こしとMicrosoft Teamsへの通知を手作業で行っている方
• ミーティング後のフォローアップ業務を効率化し、他の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の文字起こし、データ抽出、Microsoft Teamsへの通知が自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの手間や、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
4. 次に、同じくZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、録画ファイルをダウンロードします。
5. その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルからテキストデータを生成します。
6. さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、文字起こしされたテキストから必要な情報を抽出します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類（例：特定のホストID、定期ミーティングなど）や条件を任意で設定できます。
• AI機能によるデータ抽出設定では、抽出したい情報の種類（テキスト、日付、数値など）を選択し、固定値や他のアクションで取得したアウトプット（例：文字起こしされたテキスト全体）を組み合わせて、抽出対象のテキストや抽出項目を具体的に指定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルやチーム、メッセージの本文、メンションするユーザーなどを任意で設定できます。

■注意事項

• Zoom、Microsoft TeamsをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）