スマレジで取引情報が登録されたら、Microsoft Excelの売上分析用シートに追加してメールで通知する

■概要

スマレジに新しい取引情報が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの売上分析用シートへ転記し、関係者にメールで通知するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、日々の多くの取引を処理する中で、入力ミスや通知漏れが発生する可能性も少なくありません。このワークフローを活用すれば、スマレジでの取引情報登録をトリガーとして、Microsoft Excelへのデータ追加とメール通知までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、売上管理業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• スマレジとMicrosoft Excel間で売上データの手動転記に課題を感じている方
• 日々の売上情報を関係者に迅速かつ正確に共有したい店舗運営者やマネージャーの方
• スマレジのデータ活用を通じた業務自動化やDX推進を担当されている方

■このテンプレートを使うメリット

• スマレジの取引情報がMicrosoft Excelへ自動で記録され、メールで通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記ミスや、メール作成時の宛先間違い、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、スマレジとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスマレジ機能を選択し、「取引情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. つづいて、オペレーションでスマレジ機能の「取引の詳細を取得」アクションを設定し、登録された取引の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した取引情報を指定の売上分析用シートに追加します。
5. 最後に、オペレーションでYoom機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者にデータが追加された旨を通知するメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローを正常に動作させるためには、事前にスマレジ側での設定が必要です。スマレジの管理画面にて、取引情報が登録された際にYoomへWebhookでイベント情報が送信されるように設定を行ってください。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どのファイルやシートに情報を追加するか、どの列にどの取引情報を紐付けるかを、実際の運用に合わせて設定してください。
• Yoom機能の「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名や本文の内容を、用途に応じて任意で設定してください。例えば、本文にMicrosoft Excelの該当シートへのリンクを記載することで、確認作業をよりスムーズにできます。