■概要
Webフォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る業務は、その後の結合や関係者への通知に手間がかかることはありませんか？手作業でのファイル操作は時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルが自動で結合され、Gmailでスムーズに関係者へ通知されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、メール通知している方
- PDFファイルの結合やメール送信における人的ミスを減らし、業務品質を高めたい方
- 定型的なファイル処理と通知作業を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後にPDFファイルの結合からGmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの取り違えや結合の順番ミス、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、PDFファイルを受け付けるフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名やメールアドレス、ファイルアップロードなど、任意の項目を設定してフォームを作成できます。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のPDFファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例えば申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、メールの件名や本文に、フォームトリガーで取得した情報や結合したPDFのファイル名などを変数として利用できるほか、固定のメッセージも設定できます。また、送信先のメールアドレスも任意で指定可能です。
■注意事項
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