Google Meetで会議が終了したら、Gmailで参加者にアンケートを送る

■概要

会議後のアンケート収集は参加者からのフィードバックを得るために重要ですが、手作業では手間がかかり、送信漏れも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとしてGmail経由で参加者へ自動的にアンケートを送信できるので、こうした手間やミスを解消し、スムーズなフィードバック収集を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、終了後のアンケート送信を手作業で行っている方
• Gmailを主要なコミュニケーションツールとしており、関連業務を効率化したい方
• 参加者からのフィードバックを確実に収集し、サービスや会議運営の改善に繋げたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議終了と同時にGmailからアンケートが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた送信準備や実行にかかる時間を短縮できます。
• 手作業に起因するアンケートの送信忘れや、宛先選択の誤りといったヒューマンエラーのリスクを減らし、確実な情報収集を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとGmailをYoomに連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogle Meetの「会議が終了したら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogle Meetアカウントでの会議が終了した際にフローが起動します。
3. 続いて、Yoomのデータベース機能「複数のレコードを取得する（最大500件）」アクションを設定し、準備した参加者リストやアンケート対象者などの情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、特定の条件を満たす参加者にのみ送信する、といった条件分岐を指定します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、分岐機能で設定した条件に応じて、対象となる参加者へアンケートフォームのURLなどを含むメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能は、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加できます。
• Gmailからの通知メールでは、送信先メールアドレスを会議の参加者リストから動的に指定したり、特定の担当者をCcに追加したりと、柔軟な設定ができます。また、メールの件名や本文には、前段で取得した情報を変数として挿入し、パーソナライズされたメッセージを作成することも可能です。

■注意事項

• Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 繰り返し処理はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。