■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、さらに別のシートへデータをコピーする作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Google スプレッドシートのデータを自動で別のシートへコピーできるようになり、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な業務へ集中できる環境づくりを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定メールの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し管理している方
- Google スプレッドシート間で定期的にデータのコピー作業が発生し、その効率化を求めている方
- メールからの情報収集とデータ整理のプロセスを自動化し、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの特定ラベルメール受信からGoogle スプレッドシートへのデータコピーまでを自動化するため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、コピー元のデータを取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得したレコードを一つずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、コピー先のシートにデータを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのラベルを任意で指定してください。
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、コピー元となるスプレッドシートやシート、抽出対象としたいレコードの条件を任意で指定可能です。
- 繰り返し処理機能では、前段階の「複数のレコードを取得する」で取得したデータをもとに、1件ずる繰り返し処理を行う設定をします。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、コピー先となる任意のスプレッドシートとシートを指定し、各項目に対して前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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